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Wedding planner: cosa fa (davvero) e quali sono i costi

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Sembra una domanda retorica ma cosa fa la wedding planner?

Cosa significa davvero ricoprire questo ruolo? Come professione ancora - relativamente - nuova in Italia, spesso mi rendo conto di come i nostri servizi non siano ben chiari…anzi, c’è molta confusione!

In questo articolo vedremo cosa fa la wedding planner, quali sono i servizi che offre, quale valore hanno e quali sono i costi.

Perché dico che c’è molta confusione?

Perchè penso ad esempio a una delle casistiche più frequenti in cui le coppie di sposi si imbattono durante la ricerca dei fornitori: molti sostengono che acquistando il loro servizio non sarà necessaria alcuna wedding planner in quanto loro stessi ricopriranno questo ruolo.

Ma siamo sicuri che un fornitore, occupato come di norma a svolgere il suo lavoro e, appunto, fornire i propri servizi sia in grado di seguire ad ampio spettro l’organizzazione del matrimonio, il coordinamento e la gestione dell’evento? Nella maggior parte dei casi la risposta purtroppo è no.

Alla radice di questo problema troviamo un fraintendimento del ruolo della wedding planner e dei vari servizi che questa è in grado di offrire agli sposi.

Per capire meglio cosa significa “wedding planner” e perché - anche nel caso di fornitori particolarmente collaborativi - è necessaria una figura professionale, scopriamo di più, prima sulla storia e poi sui servizi di wedding planning.

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Cosa significa wedding planner e come è nata questa figura

La figura della wedding planner inizia a svilupparsi in maniera professionale e strutturata negli anni 80. Se in un primo momento le wedding planner erano coinvolte soprattutto nell'organizzazione di Destination Wedding - dunque di matrimoni celebrati lontano dal luogo di residenza degli sposi e degli invitati - nel corso degli anni 90 la figura diventa sempre più importante anche per i matrimoni tradizionali.

Cosa fa la wedding planner? Come dice la parola stessa “pianifica il matrimonio” e supporta gli sposi nell’emozionante - ma stressante - periodo dei preparativi di nozze.

Già affermata in America la professione di wedding planner inizia a diffondersi in Italia solo nella metà degli anni 2000. Ad oggi la crescita è costante e gli ultimi dati ci dicono che, dopo la lunga crisi Covid19, la ripresa è ottima. Ma insieme alla ripresa e all’aumento della domanda, nascono anche servizi di wedding planning offerti da location e fornitori…senza un wedding planner!

“Ma come Tania, se dicono di essere wedding planner, ci sarà una figura dedicata nello staff! O no?”

Non proprio: il punto è proprio la mancanza di chiarezza nei confronti di cosa fa la wedding planner e dei suoi servizi.
E allora chiariamo!

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Cosa fa la wedding planner (davvero)?

La risposta è: tante cose diverse. Anche perché tanti sono i servizi che può scegliere di offrire in base alle proprie competenze!
Proverò a spiegare in modo sintetico cosa fa la wedding planner ed ad elencare - quasi - tutte le azioni messe in atto per supportare gli sposi.

Tra queste azioni troviamo le seguenti:

  • Supporto agli sposi nella costruzione del wedding budget - che ottimizza e gestisce nel corso di tutta l’organizzazione dell’evento;
  • Selezione preventiva location e fornitori in base alle richieste e al budget della coppia;
  • Presentazione delle proposte e supporto nelle scelte;
  • Predisposizione dell’aspetto legale e contabile del rapporto con i fornitori - con attenzione particolare per i contratti e l’assicurazione;;
  • Supporto nella definizione del concept del matrimonio con il servizio di Wedding design
  • Assolvimento degli obblighi legali per gli sposi - richiesta permessi di transito per le auto in ZTL, pagamento SIAE, avvio iter per pubblicazioni cattoliche o civili;
  • Redazione della timetable dell’evento comprensiva di orari di tutti i fornitori coinvolti e degli stessi sposi;
  • Controllo dell’ordine di tutti gli elementi decorativi - dalla mise en place al tableau de mariage, alle bomboniere e i fiori;
  • Coordinamento e presenza costante nel giorno dell’evento per garantire che tutto scorra come pianificato e risolvere criticità prima che diventino problemi;
  • Supporto post-evento per la chiusura dei contratti e dei pagamenti verso i fornitori.

Vi avevo anticipato che parlavamo di un sacco di cose!

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Ora le domande che vi saranno passate per la mente sono:

  • Ma quali sono i costi di una wedding planner con tutti questi servizi?
  • Ma ci serve davvero?

Cercherò di rispondervi in maniera sincera e esaustiva tra poco. Ma prima vorrei sottolineare un elemento importantissimo per tutte le coppie - che magari visitando location e fornitori si saranno sentiti offrire servizi di wedding planning integrati al preventivo: la differenza tra un servizio di pianificazione e uno di coordinamento!

Cosa fa la wedding planner vs wedding coordinator

Il motivo per cui ho risposto “un sacco di cose” alla domanda “che cosa fa la wedding planner” è perché la figura tradizionale di wedding planner offre un servizio completo. Potremmo definirlo anche “all-inclusive”. In questo caso la wedding planner si occupa di tutto ciò che riguarda la pianificazione del matrimonio dalla A alla Z…e anche del coordinamento!

In poche parole: gli sposi arrivano davanti alla wedding planner in un momento in cui il loro matrimonio dei sogni è solo un’idea, un libro da scrivere. C’è tutto da fare!
Comprendere come realizzare proprio quel matrimonio da fiaba, pensare e comporre il tema dell’evento, selezionare e visitare le location - che la wedding planner conosce accuratamente - scegliere il coordinato grafico, lo stile della mise en place, gli abiti, i fiori, la Chiesa…

insomma, ogni cosa è ancora da decidere! E lo si fa insieme.

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Pensiamo un attimo alla location: non è detto che gli sposi conoscano tutte le location disponibili…magari solo le più famose! Una wedding planner esperta invece ha una conoscenza approfondita del territorio e può proporre alla coppia location da sogno che altrimenti non avrebbero nemmeno considerato.

ps. A proposito, se volete sposarvi in Sicilia ho selezionato le Chiese più preziose e originali della nostra terra in questo articolo.

Tornando a noi, è proprio nel caso di servizio all-inclusive che la wedding planner si prende cura dell’aspetto legale, amministrativo, fiscale e burocratico del matrimonio. Lo scopo è qui lasciare gli sposi totalmente liberi di godersi i propri preparativi e il proprio grande giorno senza pensieri. E allora la wedding coordinator?

Cosa fa la wedding coordinator

Tutto quello di cui abbiamo parlato sopra, non è, al contrario, incluso nel servizio di wedding coordinator. Come dice la parola infatti, la wedding coordinator si occupa “solo” di coordinamento. Specialmente il giorno dell’evento! 

Il suo ruolo è in questo caso quello di fare da mediatrice tra tutti i fornitori, stilare una timetable, organizzare e supervisionare arrivo e disposizione di arredi, fiori e decorazioni e assicurarsi che tutto vada per il verso giusto.

Ora che avete capito la differenza importante tra i due servizi, è facile intuire quali di questi è quello offerto e incluso - a dir la verità in maniera spesso non completa - nei pacchetti location e fornitori: il coordinamento!

Diciamolo ancora una volta: la wedding planner non è “solo” colei che dispone le decorazioni nel modo giusto e supervisiona l’arrivo degli arredi noleggiati o dei fiori in Chiesa.

La wedding planner è una consulente a 360° degli sposi. La figura che cura i loro interessi e difende le loro decisioni - indipendentemente da qualsiasi dinamica interna dei fornitori!
E spesso è una professionista che raccoglie in sé più competenze, soprattutto se offre anche il servizio di wedding design.

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Piccola parentesi sul wedding design

Una wedding planner non deve per forza essere anche una wedding designer. Queste figure possono essere unite come separate: il tutto sta nelle competenze.

Cos’è il wedding design? Il wedding design è l’immagine dell’evento, il progetto scenografico degli allestimenti, delle decorazioni e delle luci. È il matrimonio Pinterest che ogni coppia immagina quando pensa al proprio grande giorno.
Comprende mise en place, tableau, fiori, addobbi, decorazioni, coordinato grafico.

Attenzione: questo non significa che sarà la wedding designer ad occuparsi della creazione operativa delle grafiche o degli addobbi, ma sarà colei che darà indicazioni precise sul tema ai fornitori.

Ora direte “Ma Tania, dunque quali sono i costi di tutto questo”?

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Wedding planner: i costi

Ora che sappiamo cosa fa la wedding planner - e cosa non fa! - guardiamo all’elemento più critico per (quasi) tutti gli sposi: il budget!

Non vorrei qui scendere nel dettaglio di quali sono davvero i costi, perché non sarebbe affatto un dato veritiero - ma solo basato sulle mie tariffe. Come in ogni tipo di servizio, del resto, i costi variano in base al livello, all’esperienza e alle competenze. E sono sicura che voi sposi saprete benissimo su quale tipo di servizio orientarvi rispetto al vostro budget.

Quello su cui vorrei riflettere qui è l’effettivo valore aggiunto della wedding planner e il supporto costante che questa offre durante tutto il periodo - che può essere anche molto lungo - dei preparativi.

Analizziamo insieme questo aspetto e vediamo come è legato al budget!

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Il valore del “cosa fa la wedding planner”

Vi dico sinceramente che se qualsiasi figura che svolge questa professione dovesse proporre una tariffa oraria…i costi sarebbero davvero enormi!

Il lavoro - in termini di tempo - che una wedding planner mette in campo per offrire alle sue coppie un servizio totalmente personalizzato è infatti davvero tanto. Per questo solitamente la tariffa è “a servizio completo”“.
Ma questo non significa che i costi di una wedding planner siano proibitivi, anzi!
Come dico sempre alle coppie che vengono a conoscermi, il valore di un servizio di wedding planning professionale è molto più alto del suo effettivo costo.

Questo per quattro ragioni principali.

  • Il servizio su misura
    La wedding planner offre un servizio totalmente personalizzato e basato sui vostri desideri: non ci sono offerte one-fits-all o standardizzate. Tutto è realizzato esclusivamente per voi!
  • Le partnership con i fornitori
    La wedding planner vi consente di ottenere sempre i migliori prezzi dai fornitori attraverso partnership consolidate o una mediazione esperta sulle tariffe - in molti casi solo questo basta ad ammortizzare completamente il costo del servizio di wedding planning;
  • Supporto e risoluzione problemi
    La figura della wedding planner è sempre al vostro fianco, sia come supporto, sia come intermediario con i fornitori e problem solver: davvero pochi eventi limite riusciranno a mettere a rischio la riuscita del vostro matrimonio! Tutte le altre criticità verranno gestite ancora prima di diventare veri problemi.
  • La tranquillità
    Una wedding planner vi assicura una delle cose più preziose quando si organizza un matrimonio: la tranquillità e la possibilità di godervi davvero i vostri preparativi.
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Perchè la wedding planner è il migliore investimento per il vostro grande giorno

Una wedding planner esperta - specialmente se deciderete di scegliere un servizio all-in-one - vi accompagnerà con pazienza, professionalità, creatività e competenza fino al giorno del vostro matrimonio, rimanendo vicina a voi per ogni scelta. Comporrà il design del vostro evento e sceglierà i fornitori più adatti per realizzare il vostro sogno, proprio come ve lo immaginate. E durante il vostro evento? Sarà sempre lì, pronta a risolvere ogni problema prima che qualcuno se ne accorga.

Questo è “cosa fa la wedding planner”...o almeno cosa faccio io!

Iniziamo questo viaggio insieme?

Tania Costantino – Full Service Wedding Planner in Sicily

Ph dal racconto del matrimonio da favola di Anna e Francesco fotografato da Gianmarco Vetrano