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Wedding planner: cosa fa (davvero) e quali sono i costi

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Sembra una domanda retorica ma cosa fa la wedding planner?

What does it really mean to fill these roles? As a still – relatively – new profession, I often realize how our services are not so clear. Indeed, there is a lot of chaos!

In questo articolo vedremo cosa fa la wedding planner, quali sono i servizi che offre, quale valore hanno e quali sono i costi.

Perché dico che c’è molta confusione?

Perchè penso ad esempio a una delle casistiche più frequenti in cui le coppie di sposi si imbattono durante la ricerca dei fornitori: molti sostengono che acquistando il loro servizio non sarà necessaria alcuna wedding planner in quanto loro stessi ricopriranno questo ruolo.

Ma siamo sicuri che un fornitore, occupato come di norma a svolgere il suo lavoro e, appunto, fornire i propri servizi sia in grado di seguire ad ampio spettro l’organizzazione del matrimonio, il coordinamento e la gestione dell’evento? Nella maggior parte dei casi la risposta purtroppo è no.

Alla radice di questo problema troviamo un fraintendimento del ruolo della wedding planner e dei vari servizi che questa è in grado di offrire agli sposi.

To better understand what “wedding planner” means and why a professional figure is needed, let’s find out more about the history and about wedding planning services. Including the question of wedding planner vs wedding coordinator!

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Cosa significa wedding planner e come è nata questa figura

The figure of the wedding planner began to develop in a professional and structured way in the 80s. If at first the wedding planners were mainly involved in the organization of Destination Wedding – weddings celebrated far from the place of residence of the spouses and guests – during the 90s the figure becomes more and more important also for traditional weddings.

What does the wedding planner do? As the word itself says, “plan the wedding”. And support the newlyweds in the exciting – but stressful – period of wedding preparations.

Già affermata in America la professione di wedding planner inizia a diffondersi in Italia solo nella metà degli anni 2000. Ad oggi la crescita è costante e gli ultimi dati ci dicono che, dopo la lunga crisi Covid19, la ripresa è ottima. Ma insieme alla ripresa e all’aumento della domanda, nascono anche servizi di wedding planning offerti da location e fornitori…senza un wedding planner!

“But Tania, if they say they are wedding planners, there will be a dedicated figure on the staff! Or not?”

Non proprio: il punto è proprio la mancanza di chiarezza nei confronti di cosa fa la wedding planner e dei suoi servizi.
So let’s clarify!

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Cosa fa la wedding planner (davvero)?

La risposta è: tante cose diverse. Anche perché tanti sono i servizi che può scegliere di offrire in base alle proprie competenze!
Proverò a spiegare in modo sintetico cosa fa la wedding planner ed ad elencare - quasi - tutte le azioni messe in atto per supportare gli sposi.

Tra queste azioni troviamo le seguenti:

  • Support for the spouses in the construction of the wedding budget – which the wedding planner optimizes and manages throughout the organization;
  • Preventive selection of locations and suppliers based on the couple’s requests and budget;
  • Presentazione delle proposte e supporto nelle scelte;
  • Preparation of the legal and accounting aspect of the relationship with suppliers – paying particular attention to contracts and l’assicurazione;;
  • Supporto nella definizione del concept del matrimonio con il servizio di Wedding design
  • Fulfilment of legal obligations for the spouses – for both cattoliche o civili;
  • Redazione della timetable dell’evento comprensiva di orari di tutti i fornitori coinvolti e degli stessi sposi;
  • Control of the decorative elements – from the mise en place al tableau de mariage, alle bomboniere e i fiori;
  • Coordinamento e presenza costante nel giorno dell’evento per garantire che tutto scorra come pianificato e risolvere criticità prima che diventino problemi;
  • Supporto post-evento per la chiusura dei contratti e dei pagamenti verso i fornitori.

Vi avevo anticipato che parlavamo di un sacco di cose!

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Ora le domande che vi saranno passate per la mente sono:

  • Ma quali sono i costi di una wedding planner con tutti questi servizi?
  • Ma ci serve davvero?

Cercherò di rispondervi in maniera sincera e esaustiva tra poco. But first, I would like to underline a critical element for all the couples – who perhaps visiting locations and suppliers could have been offered wedding planning services integrated into the particular service. The wedding planner vs wedding coordinator difference!

Cosa fa la wedding planner vs wedding coordinator

I answered “a lot of things” to the question “what does the wedding planner do”. That’s because the traditional figure of a wedding planner offers a complete service! We could also define it as “all-inclusive”. In this case, the wedding planner takes care of everything related to the wedding planning from A to Z… and coordination too!

In poche parole: gli sposi arrivano davanti alla wedding planner in un momento in cui il loro matrimonio dei sogni è solo un’idea, un libro da scrivere. C’è tutto da fare!
Comprendere come realizzare proprio quel matrimonio da fiaba, pensare e comporre il event’s theme, selezionare e visitare le location - che la wedding planner conosce accuratamente - scegliere il coordinato grafico, lo stile della mise en place, the clothes, the flowers, the Church…

insomma, ogni cosa è ancora da decidere! E lo si fa insieme.

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Let’s think about the location for a moment: the bride and groom do not necessarily know all the places available…maybe only the most famous! On the other hand, an expert wedding planner has an in-depth knowledge of the area and can propose dream locations to the couple they otherwise would not have considered.

ps. A proposito, se volete sposarvi in Sicilia ho selezionato le Chiese più preziose e originali della nostra terra in questo articolo.

Tornando a noi, è proprio nel caso di servizio all-inclusive che la wedding planner si prende cura dell’aspetto legale, amministrativo, fiscale e burocratico del matrimonio. Lo scopo è qui lasciare gli sposi totalmente liberi di godersi i propri preparativi e il proprio grande giorno senza pensieri. E allora la wedding coordinator?

Cosa fa la wedding coordinator

Tutto quello di cui abbiamo parlato sopra, non è, al contrario, incluso nel servizio di wedding coordinator. Come dice la parola infatti, the wedding coordinator deals “only” with coordination. Especially on the day of the event! 

Il suo ruolo è in questo caso quello di fare da mediatrice tra tutti i fornitori, stilare una timetable, organizzare e supervisionare arrivo e disposizione di arredi, fiori e decorazioni e assicurarsi che tutto vada per il verso giusto.

Now that you understand the critical difference between the two services, it is easy to understand which is offered and included – to tell the truth in an often incomplete way – in the location and supplier packages: coordination!

Let’s face it once again. The wedding planner is not “only” the one who arranges the decorations in the right world and supervises the arrival of the rented furniture or flowers in the Church. She is so much more, especially if she also offers the wedding design service.

The wedding planner is a 360 ° consultant for the spouses. The person who looks after their interests and defends their decisions – regardless of any internal dynamics of the suppliers!
E spesso è una professionista che raccoglie in sé più competenze, soprattutto se offre anche il servizio di wedding design.

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Piccola parentesi sul wedding design

A wedding planner doesn’t have to be a wedding designer too. These figures can be united or separate: it all lies in the skills.

What is a wedding design? Wedding design is the image of the event, the scenographic project of the set-ups, decorations and lights. It’s the Pinterest wedding every couple envisions when thinking about their big day.
Comprende mise en place, tableau, fiori, addobbi, decorazioni, coordinato grafico.

Attenzione: questo non significa che sarà la wedding designer ad occuparsi della creazione operativa delle grafiche o degli addobbi, ma sarà colei che darà indicazioni precise sul tema ai fornitori.

Ora direte “But Tania, so which are the costs of all this”?

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Wedding planner: i costi

Now that we know what the wedding planner does – and what she doesn’t! – let’s look at the most critical element for (almost) all spouses: the budget!

I would not like to go into detail about the costs really because that would not be real at all – but only based on my rates. As in any type of service, the prices vary according to the level, experience and skills. And I’m sure that you spouses will know very well which kind of service to choose from within your budget.

What I would like to reflect on here is actually the added value of the wedding planner and the constant support she offers throughout the entire period – which can be very long – of the preparations.

Let’s analyze this aspect together and see how it relates to the budget!

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The wedding planner vs wedding coordinator’s service value

I honestly tell you that if any figure who carries out this profession were to propose an hourly rate…the costs would be really enormous! On the contrary, the rate for wedding coordinator is usually “time & material”, it means you pay for x days of work and the material she buy for your event.

The work – in terms of time – that a wedding planner puts in place to offer her couples a totally personalized service is indeed a lot. This is why the rate is usually “full service“.
Ma questo non significa che i costi di una wedding planner siano proibitivi, anzi!
Come dico sempre alle coppie che vengono a conoscermi, il valore di un servizio di wedding planning professionale è molto più alto del suo effettivo costo.

Questo per quattro ragioni principali.

  • Il servizio su misura
    La wedding planner offre un servizio totalmente personalizzato e basato sui vostri desideri: non ci sono offerte one-fits-all o standardizzate. Tutto è realizzato esclusivamente per voi!
  • Le partnership con i fornitori
    La wedding planner vi consente di ottenere sempre i migliori prezzi dai fornitori attraverso partnership consolidate o una mediazione esperta sulle tariffe - in molti casi solo questo basta ad ammortizzare completamente il costo del servizio di wedding planning;
  • Supporto e risoluzione problemi
    La figura della wedding planner è sempre al vostro fianco, sia come supporto, sia come intermediario con i fornitori e problem solver: davvero pochi eventi limite riusciranno a mettere a rischio la riuscita del vostro matrimonio! Tutte le altre criticità verranno gestite ancora prima di diventare veri problemi.
  • La tranquillità
    Una wedding planner vi assicura una delle cose più preziose quando si organizza un matrimonio: la tranquillità e la possibilità di godervi davvero i vostri preparativi.
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Perchè la wedding planner è il migliore investimento per il vostro grande giorno

An expert wedding planner – especially if you decide to choose an all-in-one service – will accompany you with patience, professionalism, creativity and competence until your wedding day, staying close to you for every choice. Comporrà il design del vostro evento e sceglierà i fornitori più adatti per realizzare il vostro sogno, proprio come ve lo immaginate. E durante il vostro evento? Sarà sempre lì, pronta a risolvere ogni problema prima che qualcuno se ne accorga.

This is “cosa fa la wedding planner” … or at least what I do!

Iniziamo questo viaggio insieme?

Tania Costantino – Full Service Wedding Planner in Sicily

Ph dal racconto del matrimonio da favola di Anna e Francesco fotografato da Gianmarco Vetrano